Pencilpoint en AVG
Pencilpoint hecht altijd al veel waarde aan de privacy van onze opdrachtgevers. Wij vragen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, delen nooit ongevraagd persoonsgegevens met derden en de systemen waarmee wij werken, zijn goed beveiligd. Daarnaast werken wij alleen samen met betrouwbare partners die net als wij, zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en die privacy en veiligheid hoog in het vaandel hebben staan. In het kader van de AVG, hebben wij onze processen nog een keer goed doorlopen en hebben wij onze privacyverklaring aangescherpt. Deze staat begin mei op onze website.
Jouw bedrijf en AVG
Eigenlijk heeft ieder bedrijf te maken met de nieuwe wetgeving. Door bijvoorbeeld het versturen van een offerte, factuur of digitale nieuwsbrief. Ook het bijhouden van afspraken met klanten, contactgegevens van klanten (zoals adres, e-mailadres of telefoonnummers) of personeelsinformatie vallen onder persoonsgegevens. Kortom, ieder bedrijf moet zich voorbereiden op de AVG.
Pencilpoint helpt je graag op weg met wat aandachtspunten en tips, gericht op je website en nieuwsbrief. Let op: de tips zijn niet uitputtend en zijn niet bedoeld als juridisch advies. We raden je aan een expert te raadplegen voor jouw specifieke situatie.
Algemene (online) veiligheid
• Verzamel, bewaar en bewerk alleen persoonlijke gegevens als je deze echt nodig hebt en alleen voor het doel waarvoor de persoon toestemming heeft gegeven. Het vragen en bewaren van een geboortedatum bijvoorbeeld waar je niets mee doet, is niet toegestaan. Dit mag weer wel als je een attentie stuurt aan de persoon op zijn of haar verjaardag.
• Zorg dat de persoonsgegevens die jij verwerkt, goed zijn beschermd. Zorg dus voor goede wachtwoorden en berg je laptop bijvoorbeeld op in een afsluitbare kast.
• Zorg voor een veilige website. Dit doe je door het aanvragen van een SSL-certificaat.
• Verstuur je een nieuwsbrief? Verstuur deze alleen naar ontvangers die toestemming hebben gegeven of met wie je een betaalrelatie hebt (klanten).
• Zorg ervoor dat ontvangers van de nieuwsbrief zich makkelijk en snel kunnen uitschrijven. Verwerk deze uitschrijvingen automatisch of zo snel mogelijk.
Privacyverklaring
• Stel een duidelijke en goed leesbare privacyverklaring op. Twijfel je wat er in de privacyverklaring moet staan, schakel dan een professionele jurist in. Dat is nu een kleine investering, maar een boete loopt meer in de papieren.
• Zorg dat je privacyverklaring goed te vinden is op je website. Plaats deze bijvoorbeeld in de footer en zet een directe link naar de privacyverklaring bij contactformulieren, inschrijfformulier voor de nieuwsbrief of andere elementen waar je vraagt om persoonsgegevens op je website.
• Advies: neem in je e-mailhandtekening ook een verwijzing (link) op naar je privacyverklaring op de website.
Verwerkersovereenkomst
Sluit een overeenkomst met partijen die toegang hebben tot de persoonsgegevens van jouw klanten. Denk aan de volgende partijen:
• Heb je een Ziber-website? Alleen als zij persoonsgegevens van jouw site verwerken, moet je een verwerkersovereenkomst met ze afsluiten.
Dit is het geval als je een nieuwsbrief verstuurt via Ziber, gebruik maakt van Ziber Pay of als je een webshop hebt. Op dat moment slaat Ziber de persoonsgegevens op van jouw klanten/bezoekers in een database die ze alleen met jou delen.
• Ziber ontwikkelt momenteel een standaard-verwerkersovereenkomst. Wij informeren onze klanten zodra deze gereed is.
• Gebruik je Google Analytics, accepteer dan de verwerkersovereenkomst die zij aanbieden. Login op je account, ga naar je accountinstellingen en accepteer de overeenkomst.
• Gebruik je MailChimp om nieuwsbrieven te versturen? Ook zij bieden een overeenkomst aan.
Pencilpoint helpt
Heb je een privacyverklaring laten opstellen? Dan kan Pencilpoint dit op je website plaatsen in de footer en bij alle contactformulieren of aanmeldvelden. Wij leveren een linkje naar de online PDF aan om te kunnen opnemen in de e-mailhandtekening.
